Saiba como otimizar a administração de obras e fugir de imprevistos e prejuízos.
Planejar é difícil, orçar é um desafio, acompanhar exige atenção: junte tudo isso e tenha a administração de obras. Não importa quantos anos de mercado sua construtora possua, administrar uma obra nunca será fácil e simples.
Calma, não é um susto para te desanimar e fazer desistir que estamos tentando, mas é importante enfrentar o tema com seriedade e olhos abertos.
Saber que administrar uma obra não é fácil é o primeiro passo para se preparar e tirar de letra a missão.
Sim, são muitos detalhes em atividades complexas, mas que podem ser realizadas sem susto quando analisadas e executadas com cuidado.
A falta de atenção não é rara nessa hora, muitas vezes a falta de tempo acaba prejudicando o processo.
Cuidado é essencial, erros de administração se refletem em toda a execução do projeto e podem causar grandes prejuízos.
Depois desse banho de água fria inicial é hora de respirar fundo e aprender como otimizar o processo para evitar sustos.
Não importa o quanto seja difícil, é sempre possível organizar tudo para que os melhores resultados sejam conseguidos.
Estão preparados?
Entenda a administração de obras
A administração de obras, também chamada de planejamento, gerenciamento ou gestão de obras, é a responsável pela organização e controle do projeto. De forma mais detalhada, é ela quem vai fiscalizar a execução para que os custos e prazos definidos no contrato sejam cumpridos.
Um gestor deve estar atento à execução, sendo capaz de identificar imprevistos e criar soluções rápidas, evitando que a obra seja prejudicada.
É por isso que essa tarefa é tão essencial, afinal, sabemos bem que não importa a preparação e cuidado no planejamento, obras estão sempre sujeitas a imprevistos.
7 pontos fundamentais do trabalho do gestor
Existem 7 elementos que devem fazer parte do desenvolvimento e acompanhamento de um projeto e que cabe ao gestor fiscalizar:
1. Escopo
Onde são determinados os objetivos, tarefas a serem desempenhadas, responsáveis por cada elemento e etapa da obra, materiais e equipamentos necessários e outros elementos do planejamento.
2. Tempo
Planejamento e controle do cronograma de obra, definindo duração de cada etapa e controlando para que prazos não sejam perdidos.
3. Custos
Desenvolvimento dos orçamentos com base na realização de cotações de preços, previsão de melhores datas de entrega, controlando negociações de prazos e custos com fornecedores e entrada e saída de dinheiro no caixa.
4. Qualidade
Identificar custo-benefício de insumos e dos resultados do próprio projeto.
5. Comunicação interna e externa
Intermediar o fluxo de informações entre líderes de equipes, fornecedores e construtora. Comunicar avanços, problemas e ajustes aos clientes.
6. Recursos humanos
Mediar comunicação entre equipe e agentes externos e solucionar problemas entre membros de uma mesma equipe. Decidir sobre contratações e acordos com terceirizados.
7. Contratos
Responsável por fiscalizar e definir contratações de mão de obras, fornecedores, clientes, sempre com foco no melhor custo-benefício para o projeto
Dicas para uma administração eficiente
Ainda que assuste ver todas as obrigações da administração de obras, torná-la mais eficiente depende de alguns passos relativamente simples:
1. Defina bem o escopo do projeto
Sentar com o cliente e debater as possibilidades e desejos dele é essencial para que a obra possa começar com menos problemas.
Antes mesmo de começar o planejamento de obras, é importante conversar com o cliente e entender o que ele espera do projeto. Nessa primeira conversa já será possível alinhar algumas possibilidades e impossibilidade da obra que ele criou na cabeça.
Com essa atitude é possível reduzir muito o tempo gasto com o planejamento e com ajuste antes e durante a execução da obra.
2. Planejamento eficiente
Um bom planejamento é o primeiro passo para ter controle da obra. Mais do que planejar as etapas e uso de insumos, é essencial planejar o uso do tempo do gestor.
Todo o gerenciamento da obra gira em torno do que está definido no planejamento. Se cada etapa é bem detalhada e considera todos os riscos e o gestor organizar bem seu dia para acompanhar cada etapa mais de perto, as possibilidades de erros prejudiciais são reduzidas ou até mesmo eliminadas.
3. Tenha metas claras
Saber o que deve ser alcançado a cada momento da obra e qual é o objetivo final do projeto é essencial. Mais do que saber, é essencial que o administrador certifique que todos os envolvidos no projeto estejam cientes dessas metas.
Essa é a única forma de garantir o alinhamento de todos os processos e conseguir o máximo de produtividade e melhores resultados. Além disso, ajuda na distribuição de responsabilidades e reduz a sobrecarga do gestor de obra.
4. Otimize a gestão de suprimentos
Comprar materiais é apenas uma parte da gestão de suprimentos e insumos. É essencial sempre estar atento ao estoque, garantir que tudo seja armazenado como deve e fiscalizar a logística de transporte.
Esses são os pontos onde a maior perda de materiais pode ocorrer, é onde danos por umidade ou quebra acontecem. Reduzir esse desperdício de materiais é muito mais fácil com uma gestão eficiente dos suprimentos.
5. Fique de olho nas contas
Cuidar do fluxo de caixa e pensar sempre no futuro é essencial. O controle de todo o orçamento depende desse passo. Não é porque você já sabe quanto, onde e com o que vai gastar que não pode organizar as compras para o melhor momento.
Ficar de olho no fluxo de caixas é, também, a única forma de evitar que desperdícios passem despercebidos.
6. Não descuide da comunicação
Não é porque o cliente tem acesso a todos os dados no sistema que você pode deixar de responder (ou demorar) quando ele entra em contato. Conversar com o cliente e ter a certeza de que ele entende tudo o que está acontecendo com o projeto rendeu muitos frutos na forma de futuros contratos ou indicações.
A comunicação deve acontecer, também, com as equipes no canteiro de obras. Saber cobrar e elogiar quando necessário sem criar situações desconfortáveis e abrir espaço para sugestões dos trabalhadores é um diferencial. Muitas oportunidades de economia e melhores resultados surgem das pessoas que possuem mais vivência na execução de atividades.
7. Preste atenção nos riscos
Sim, no planejamento é realizada uma análise de riscos e formas de corrigir problemas se eles se concretizarem. Estar atentos a eles é importante, mas existe um outro tipo de risco que merece ainda mais atenção: o imprevisto.
Muitas vezes, na execução da obra, alguns ajustes são feitos no escopo e não há tempo de analisar riscos com tanta atenção antes de começar a aplicá-los. Por isso, prestar atenção para ver se novos problemas potenciais surgem é de extrema importância para reduzir acidentes e erros que impactem no projeto.
Administração de obras com bons sistemas de gestão de obras: um diferencial
A tecnologia vai sempre ser uma aliada do gestor que quer alcançar os melhores resultados. Investir em ferramentas é uma forma de automatizar processos repetitivos e reduzir riscos de erros, além de deixar mais tempo livre para que o gestor observe com calma detalhes.
O software de gestão de obras do Obra Prima oferece muita facilidade para a administração de obras. Abre canais de comunicação eficientes com responsáveis por equipes, fornecedores e clientes, integra departamento de compras, estoque e financeiro e garante que cada detalhe seja visualizado com mais clareza.
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