Entenda como utilizar o software de gestão de obras pode otimizar a implementação e os benefícios de uma gestão de obras integrada.

A tecnologia está sempre oferecendo novas oportunidades para que o mercado da construção civil evolua e se torne mais eficiente. Isso significa que cada vez mais surgem oportunidades para construtoras alcançarem maior produtividade, crescimento e lucratividade.

Entre os diversos sistemas que surgem para auxiliar construtoras nos processos do dia a dia dentro e fora do canteiro de obras, um dos maiores destaques tem sido os softwares de gestão de obras.

Todos os benefícios relacionados a controle de processos que esse software oferece podem garantir melhores resultados de grandes, médias e pequenas construtoras. 

Entre as diversas vantagens dessa tecnologia, uma tem ganhado cada vez mais foco: a integração de departamentos.

A capacidade que essa tecnologia tem de criar maior alinhamento entre as diversas áreas da construtora tem se tornado um dos diferenciais mais buscados e mais necessários para construtoras que desejam alcançar o sucesso.

Entenda melhor como a integração funciona e de que maneira os softwares de gestão de obras contribuem para que ela seja realizada de maneira assertiva e gerando resultados.

Entenda a gestão de obras integrada

O primeiro ponto essencial para entender a importância da gestão de obras integrada e os benefícios que podem trazer os softwares de gestão de obras está em conhecer melhor o conceito de gestão de obras.

O objetivo principal para esse sistema na construção civil é criar harmonia de funcionamento e compartilhamento de dados entre as muitas áreas da construtora. Toda construtora conta com:

• Departamento financeiro e estratégico;
• Área comercial;
• Setor de coordenação de projetos;
• Equipe de planejamento;
• Gestores de estoque;
• Departamento de atendimento ao cliente;
• Entre outros.

Cada um desses departamentos possui uma função e um grupo de informações sobre o projeto e cuida de um conjunto de atividades.

A organização e execução de uma obra, no entanto, depende da interação entre esses departamentos e do uso dessas informações para garantir que o projeto corra como planejado, dentro dos prazos e orçamentos estipulados e ofereça a qualidade e resultado prometidos.

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Ainda que cada um desses departamentos faça sua pesquisa de maneira completa e profunda, se não existe um compartilhamento das informações do mercado da construção civil entre eles, de nada adianta.

A integração de departamentos é o que garante que todos tenham acesso ao conjunto completo de dados relacionados ao projeto, garantindo um trabalho em equipe em prol dos objetivos da obra.

O que cabe à gestão de obras integrada nesse cenário, então, é garantir que esse alinhamento seja alcançado de forma estratégica, oferecendo dados de qualidade para todos os departamentos e garantindo a troca de informações em tempo real.

Sim, em tempo real, realidade ainda rara principalmente para as equipes no canteiro de obras, mas que vem se tornando mais fácil de alcançar a cada evolução tecnológica.

A integração da gestão de obras exige o tempo real. 

Apenas assim esse sistema garante que cada pequena mudança no momento da execução, cada imprevisto ou risco possam ser considerados para adaptar o planejamento e garantir que o previsto se torne realidade.

Software de gestão de obras: como tornar a integração de obras mais eficiente?

Se o elemento central de uma boa gestão integrada de obras está não só em garantir o compartilhamento de dados, mas também a atualização em tempo real, é impossível ignorar a necessidade e benefícios de um software de gestão.

Softwares de gestão de obras são pensados para serem ferramentas de alinhamento de objetivos, atividades, prazos e custos. 

Isso significa que toda sua estrutura e funcionalidades são focadas em garantir máximo controle e qualidade durante todo o projeto: da concepção à execução e entrega.

Ainda que muitas pessoas argumentem que o que se faz em um software é possível fazer em uma planilha, quem já experimentou as duas opções sabe que a otimização oferecida na versão mais tecnológica é um grande diferencial.

Integração por planilhas é possível, mas tem um controle muito reduzido da automação e no momento de eliminar erros e redundâncias. 

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Além disso, se sua construtora possui mais de uma obra para gerenciar, a tarefa de controlar uma coleção de planilhas para cada uma delas pode ser um desafio enorme e desnecessário.

Não é difícil entender como os softwares de gestão de obra tornam a gestão integrada mais eficiente. Pense nas principais funcionalidades que esses sistemas possuem: criação de orçamentos e cronogramas e acompanhamento de evolução da obra. 

Pelo simples fato de criar uma relação entre esses pontos já é possível entender um pouco como a integração é base para esses softwares.

Dentro dos aplicativos, criar um orçamento exige saber o tempo de uso da mão de obra para cada atividade, o que é automaticamente enviado para a área de cronogramas, à medida que contratos são fechados. 

Essa automatização já garante que erros no cronograma sejam cometidos por não considerar o tempo de execução de tarefas.

A partir desses dados, o cronograma pode ser elaborado com mais precisão, considerando exatamente o tempo necessário para cada tarefa e etapa e adicionando uma margem para contornar possíveis imprevistos e riscos que se concretizam.

Detalhe: esses imprevistos e riscos também são inseridos no cronograma automaticamente, já que foram levantados no próprio aplicativo no momento do planejamento e podem ser recuperados de outros projetos do banco de dados.

Quer outro exemplo? 

Que tal considerar os canais de contato com fornecedores para pesquisa de custos?

Ao disponibilizar uma área específica para orçamentos, licitações e comunicação com fornecedores, integrada com o departamento financeiro e de compras, a tomada de decisão na compra de insumos e uso do orçamento se torna muito mais eficiente. 

Isso significa um controle maior de custos e melhor visualização de oportunidades de economia e negociação.

Outros benefícios para a integração da sua construtora

Redução de erros e maior compartilhamento de dados são apenas algumas facilidades que fazer a integração com softwares de gestão de obras podem trazer. As vantagens que suas ferramentas enviam automaticamente dados de um departamento a outro trazem muitos outros benefícios.

Citando apenas os principais, temos:

1. Menor burocracia

Com a integração de departamentos promovida pelos softwares de gestão de obras, não é mais necessário pedir aprovação e aguardar envio de dados e documentos de uma área da construtora para a outra.

No próprio software é possível configurar níveis de acesso que garantem que as pessoas autorizadas tenham acesso a todos os dados dos outros departamentos que necessitem para realizar suas atividades.

2. Otimização de processos

Se o compartilhamento de informações é facilitado, os processos se tornam mais simples e assertivos, além de menos redundantes. 

Essa otimização é alcançada não apenas no escritório, com a eliminação da já mencionada burocracia, mas também no canteiro de obras.

A integração de informações de todos os departamentos elimina repetições e erros que causem retrabalho. É possível corrigir ordem de execução de atividades, etapas que podem acontecer ao mesmo tempo e melhorar todos os processos da obra.

Isso ocorre graças à facilidade de alinhar as tarefas executadas no canteiro de obra com os objetivos e previsões dos projetos. 

3. Redução de tempo para a realização de rotinas operacionais

Quantas vezes sua construtora não passou por situações em que atividades já realizadas milhões de vezes devem ser repetidas, como, por exemplo, inserir manualmente custos de materiais em uma planilha para depois criar o orçamento e refazer todos os cálculos? 

Quanto tempo não foi perdido inserindo dados de clientes em modelos de contratos, os mesmos dados que já foram inseridos manualmente na proposta inicial enviada?

Esse é o tipo de rotina operacional redundante que um bom software de gestão de obras, elimina. 

O departamento financeiro não vai mais ter que inserir os dados que o departamento de compras já inseriu. 

Os contratos podem ser automaticamente preenchidos com os dados do cliente de seu cadastro na aplicação, feito no momento de enviar a primeira proposta.

Essas são atividades que consomem tempo e que, quando facilitadas e automatizadas nos softwares, otimizam ainda mais os processos da construtora.

4. Maior transparência

Com todos os dados e documentos da obra centralizados em uma plataforma integrada, prestar contas ao cliente se torna muito mais simples. 

Na área dos clientes dos softwares de gestão de obras que promovem integração, eles poderão acessar todos os documentos que desejarem e acompanhar de perto o uso do orçamento.

Além disso, com a integração dos departamentos, o financeiro, a contabilidade e a administração podem organizar e controlar melhor o pagamentos de taxas fiscais, cumprir as exigências de legislações e evitar cometer fraudes por erros na gestão de dados.

5. Gestão em tempo real

Softwares de gestão de obras oferecem, em sua grande maioria, aplicativos para smartphones. 

Isso significa que a cada ocorrência no canteiro de obras ou mudança no planejamento, as informações podem ser atualizadas imediatamente na plataforma, bastando apenas a conexão com a internet.

Otimizando a produtividade com a gestão de obras integrada

Produtividade é sempre essencial na construção civil e pode ser otimizada muito mais facilmente com uma gestão de obras integrada, principalmente quando acompanhada de todos os benefícios mencionados para o uso dos softwares de gestão de obras.

A economia de tempo e foco maior em atividades essenciais melhora muito os resultados, aumentando a qualidade, permitindo economia de recursos e facilitando a análise de riscos.

Aumentar a produtividade exige:

• Facilitar a localização de informações;
• Permitir que imprevistos sejam solucionados rapidamente;
• Antecipar riscos e criar ações preventivas e reativas;
• Eliminar erros e retrabalhos;
• Disponibilizar canais eficientes de comunicação entre cliente, escritório e canteiro de obras.

Quando essas metas não são alcançadas o consumo de tempo nas atividades é muito maior, podendo criar confusões que coloquem o próprio projeto em risco. 

Imagine o impacto de uma vistoria no canteiro de obras durante a qual não se consegue localizar os documentos que devem ser apresentados.

Além dos impactos financeiros das multas que podem ser dadas, a execução da obra será paralisada. A paralisação já é um grande golpe na produtividade e se torna um problema ainda maior quando causa atrasos no cronograma, perda de materiais, custos não esperados de hora extra da mão de obra.

É uma bola de neve de prejuízos que seria facilmente evitada com um sistema integrado na gestão de obras.

Software de gestão de obras Obra Prima: a tecnologia essencial para uma gestão de obras integrada na construção civil

Considerar cada detalhe do projeto e garantir que os departamentos trabalhem considerando os mesmos objetivos, de forma automatizada e compartilhando informações é essencial para o sucesso dos empreendimentos.

Tomar decisões com base em dados concretos sempre será um diferencial para a qualidade das obras e ter nas mãos a tecnologia certa para ajudar a construtora nesse processo já é indispensável.

Softwares de gestão de obras, como pudemos ver, são uma ferramenta capaz de garantir a integração automatizada dos departamentos para que erros e imprevistos deixem de impactar os negócios e para que as decisões em todos os departamentos sejam feitas com base em informação.

Entre as muitas opções do mercado está o software desenvolvido pelo Obra Prima. 

Leia mais sobre o Obra Prima:

Obra Prima: o software que se adapta à sua gestão de obras >

Nosso software é um dos mais completos do mercado e os planos oferecidos garantem que sua construtora tenha todas as funcionalidades que necessita com um investimento que cabe no planejamento de construtoras de diferentes portes.

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