As planilhas são cheias de limitações! Descubra quais são as vantagens e como um sistema de gestão moderno pode otimizar o trabalho, melhorar o desempenho da sua construtora no setor e simplificar diversas tarefas.
Cenário atual da gestão de obras
Atualmente, o uso das planilhas representa uma grande parcela no controle de obras. Inclusive, você já deve ter lidado com dezenas desses documentos, muitas vezes espalhados em diversas pastas no computador, o que pode ter te deixado perdido, confuso e até provocado algum tipo de equívoco.
Planilhas de viabilidade econômica de obras, orçamentos, cronogramas, cálculos do BDI, gestão de custos, etc. As chances de errar ou se confundir são enormes. Por isso, para ter sucesso nos projetos e na construção civil, é fundamental contar com um gerenciamento de obras eficiente. E o começo do ano é o momento perfeito para colocar esse plano em ação!
7 limitações das planilhas
Administrar bem uma empresa é primordial para a estratégia de crescimento, independentemente do porte da construtora, o método aplicado para organizar as demandas e ter um panorama de fácil acesso de tudo o que acontece vai fazer toda a diferença na rotina da companhia.
Quando você usa planilhas para fazer essa administração corre diversos riscos e precisa lidar com muitas limitações dessa ferramenta, como por exemplo:
- Baixa confiabilidade dos dados e informações disponíveis;
- Dificuldade de acesso à informações por várias pessoas;
- Baixa comunicação;
- Análises pouco profundas e precisas;
- Falta de integração com outras ferramentas e sistemas;
- Redução da produtividade;
- Aumento dos custos.
Agora que você conhece os motivos que tornam as planilhas ferramentas limitadas, entenda melhor cada um desses sete, acompanhe no texto a seguir:
1. Baixa confiabilidade dos dados e informações disponíveis
As planilhas tradicionais proporcionam uma certa falta de confiança, isso porque as suas informações e dados podem ser modificados a qualquer momento, o que pode gerar arquivos corrompidos ou excluídos do computador de qualquer pessoa.
Outro exemplo é o risco de malwares, que podem entrar no servidor e afetar todos os documentos relevantes dos processos financeiros e, ainda, roubar informações, provocando um considerável prejuízo.
Contudo, as planilhas online oferecem criptografia das informações e o armazenamento em cloud computing. Assim, todos os dados estarão seguros em relação às infecções de servidores, picos de energia e até roubos. Dessa forma, você terá dados confiáveis e integrados aos demais sistemas.
2. Dificuldade de acesso à informações por várias pessoas
O formato Excel de organização e estruturação dos fluxos financeiros exige que o profissional tenha uma certa experiência para lidar com todas as funcionalidades disponíveis. Mas, apesar de ter toda a estrutura para formatação, não oferece uma padronização dos documentos – o que pode provocar problemas, como a dificuldade de leitura e avaliação ineficaz das informações.
Além disso, durante a rotina de trabalho, a transparência de dados de informações e linguagem empresarial são aspectos essenciais para manter o time engajado. Dessa maneira, para manter todo o processo funcionando é necessário ter clareza e precisão em relação a tudo que está acontecendo.
3. Baixa comunicação
Para abandonar a planilha de controle financeiro é necessário aplicar estratégias para otimizar a comunicação dentro da organização. Isso porque esse modelo apresenta algumas barreiras em relação a geração de relatórios, que não são automatizados. Por serem de difícil interpretação e complexos, a comunicação interna entre os colaboradores é mais trabalhosa e menos assertiva.
4. Análises pouco profundas e precisas
Para atingir os objetivos do empreendimento é preciso ter uma visão rápida e ampla do todo. Assim, por meio de projeções futuras, você consegue planejar e apostar em uma análise estratégica eficiente. Neste contexto, a coleta de dados com precisão é um dos elementos mais importantes durante todo o processo do controle financeiro.
O Excel não oferece uma base sólida de processamento, porque com os problemas de usabilidade que tem a inserção dados é realizada de forma manual, o que oferece alguns riscos, como informações pulverizadas ou atrasos na entrada.
Não só isso, mas os envolvidos também precisam fazer cálculos científicos de alta complexidade, aumentando a demanda do trabalho e do tempo.
5. Falta de integração com outras ferramentas e sistemas
Atualmente, não abordar a integração de processos em uma empresa pode custar um atraso considerável na corrida por reconhecimento e destaque no mercado. Isto é, o gestor deve entender que tudo está relacionado e que todos os sistemas precisam se comunicar.
Mas como conseguir alcançar todos os objetivos da organização se cada setor tem uma linguagem diferente e usa informações isoladas? Muito difícil.
Podemos perceber então que o modelo de planilhas tradicional não proporciona interatividade, porque para serem compartilhadas entre os membros do time precisam ser encaminhadas por e-mail, como outro arquivo qualquer.
Isso dificulta a atualização de dados de uma tabela criada por outro profissional e, ainda, gasta muito tempo de trabalho. Porém, a centralização de dados e informações oferecida pelos softwares de gestão proporciona a resolução de questões pelos vários setores da empresa e simplifica a comunicação, trazendo uma maior clareza.
6. Redução da produtividade
Por gerarem retrabalho, as planilhas de Excel afetam negativamente a produtividade. Ainda que existam diferentes áreas em uma empresa, ela é um organismo único e os seus dados precisam ser consolidados para que a gestão seja eficiente e positiva.
Se cada grupo transformar as suas planilhas de um jeito único, isso vai provocar um enorme caos e reduzir a produtividade e eficiência da organização como um todo. Por essa razão, um sistema de gestão pode ser útil para centralizar todas as informações.
Certamente que, com tudo centralizado, os profissionais de todos os setores têm igual noção dos acontecimentos e números da empresa. Além disso, você pode acreditar que apenas um sistema de computação em nuvem é suficiente para resolver os problemas provocados pela gestão feita com dezenas de planilhas.
Mas, cada departamento precisa de filtros específicos. Nesse sentido, o sistema de nuvem não consegue resolver. Diante disso, um ERP é capaz de proporcionar as especificidades de cada área, oferecendo padrões e melhorando a gestão.
7. Aumento dos custos
Outro motivo para abandonar as planilhas de Excel é o aumento dos custos. E, quando se trata de gastos, é tanto em relação à mão de obra quanto ao tempo para preencher dados em diversos documentos.
Essas ferramentas podem ser funcionais para informações pontuais, mas quando os objetivos incluem otimizar a gestão de um negócio, é uma outra história.
Com os sistemas de gestão, vários custos podem ser reduzidos com processos automatizados. Com isso, não existe a necessidade de ter um profissional alimentando o software manualmente. Além disso, os gastos cotidianos como papéis físicos e impressão não existiram mais.
Acompanhe a evolução tecnológica: 8 motivos para adotar um software de gestão em 2024
Em um setor tão competitivo quanto o da construção civil, acompanhar a evolução e as tendências tecnológicas é fundamental para não ficar para trás no mercado.
Um sistema que vem sendo cada vez mais adotado pelas construtoras é o software de gestão de obras, que oferece diversos benefícios em relação às planilhas de obras, confira a seguir oito deles:
- Eficiência operacional;
- Redução dos erros e retrabalhos;
- Maior colaboração entre equipes;
- Otimização da tomada de decisões;
- Controle financeiro aprimorado;
- Gestão de recursos e prazos;
- Segurança de informações;
- Conformidade e documentação.
Entenda melhor cada uma, confira no texto:
1. Eficiência operacional
A implementação de um sistema de gestão de obras traz mais competência operacional para o ambiente construtivo. Ao automatizar tarefas repetitivas, o sistema proporciona uma organização mais eficaz e o acesso mais rápido a informações importantes. A capacidade de atualização ágil e compartilhamento efetivo de dados ajuda na execução otimizada das atividades diárias.
2. Redução dos erros e retrabalhos
A utilização de softwares de gestão de obras reduz as chances de erros humanos comuns na entrada dos dados. A integração entre os diversos módulos diminui a duplicação de informações, enquanto as funcionalidades de controle de qualidade ajudam na identificação precoce de imprevistos e problemas. Isso vai gerar uma grande queda na incidência e necessidade de retrabalhos e melhoria na precisão das atualizações e no acompanhamento da evolução.
3. Maior colaboração entre equipes
A implementação de um software de gestão de obras promove uma colaboração mais efetiva entre os times, possibilitando o acesso simultâneo a informações em tempo real para todos os membros.
Também facilita o compartilhamento de documentos e atualizações, enquanto a comunicação integrada dentro da plataforma evita a perda de informações importantes, fomentando um ambiente mais colaborativo.
4. Otimização da tomada de decisões
O uso de um sistema como este, oferece relatórios e dashboards personalizados, proporcionando uma visão mais abrangente do status do projeto. A análise de dados em tempo real embasa decisões estratégicas, enquanto o histórico de informações facilita a avaliação de desempenho e a previsão de tendências contribuindo para uma tomada de decisão mais informada.
5. Controle financeiro aprimorado
A plataforma de gestão de obras permite um controle financeiro mais apurado ao monitorar orçamentos e custos em tempo real. A geração simplificada de relatórios e o gerenciamento efetivo em relação ao fluxo de caixa garante uma gestão mais eficiente, oferecendo uma visão detalhada e clara da saúde financeira do projeto.
6.Gestão de recursos e prazos
O software facilita o acompanhamento preciso dos cronogramas, otimizando a alocação de recursos humanos e materiais. Alertas automáticos para atrasos ou desvios no planejamento possibilitam uma rápida intervenção, assegurando que o projeto siga conforme o combinado e planejado. Isso gera uma gestão otimizada dos recursos e prazos.
7.Segurança de informações
A segurança da informação é uma prioridade com a implementação de um software de gerenciamento de obras. Controles de acesso e permissões asseguram a confidencialidade de dados, enquanto backups regulares protegem contra a perda de informações críticas, garantindo a integridade e disponibilidade dos dados.
8.Conformidade e documentação
O software facilita a manutenção dos registros e documentação, oferecendo uma plataforma centralizada para o armazenamento seguro. Além disso, ajuda na conformidade com normas e regulamentações do setor, garantindo que a empresa esteja seguindo os requisitos e padrões específicos.
8 desafios da transição da planilha para um sistema de gestão de obras
Existem alguns desafios relacionados com a transição de planilhas para um sistema de gestão de obras, entre eles, podemos destacar:
- Resistência à mudança;
- Treinamento e capacitação;
- Transferência de dados;
- Customização e adequação;
- Integração com outros sistemas;
- Custo de orçamento;
- Tempo de implementação;
- Avaliação das necessidades.
Então agora que você já conhece os desafios, vamos entender melhor cada um deles, acompanhe no textos:
1.Resistência à mudança
Muitas vezes, os times estão tão acostumados com as planilhas que podem ser resistentes à mudança para um novo sistema. Além disso, a adaptação a uma nova interface e metodologia pode gerar uma certa resistência no começo.
2.Treinamento e capacitação
A transição bem-sucedida exige treinamento adequado para os usuários. A falta de compreensão em relação às funcionalidades e a utilização efetiva do novo sistema pode provocar erros e ineficiências.
3. Transferência de dados
Migrar os dados de planilhas para um novo sistema pode ser um desafio. A inconsistência nos formatos de dados, fórmulas ou estrutura das planilhas pode exigir um esforço adicional para assegurar uma transição mais tranquila.
4. Customização e adequação
O novo sistema pode precisar ser customizado para atender às necessidades específicas da empresa. A falta de personalização adequada pode gerar dificuldades para se adaptar às práticas de gestão existentes.
5. Integração com outros sistemas
Caso a construtora já utilize outros sistemas, a integração eficiente pode ser um desafio. A falta de interoperabilidade pode gerar lacunas na comunicação e na transferência de dados.
6. Custo de orçamento
A implementação de um novo sistema de gestão de obras envolve custos, incluindo a aquisição do software, treinamento e possíveis personalizações. Manter o equilíbrio entre benefícios esperados e custos é fundamental.
7. Tempo de implementação
A transição pode levar um tempo, desde a fase de escolha da ferramenta até a completa adaptação do time. Durante esse período, pode acontecer uma interrupção nas operações normais, impactando o cronograma de projetos.
8. Avaliação das necessidades
Identificar as verdadeiras necessidades da empresa e escolher um software que atenda a todas – ou a maioria -, é primordial. Uma escolha inadequada pode gerar subutilização ou falta de funcionalidades importantes.
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