Você sabe o que é e como fazer um cronograma físico-financeiro de obra? Descubra como elaborá-lo de maneira eficaz e quais são as vantagens no controle dos projetos.
Finalizar um projeto dentro do prazo combinado e do orçamento previsto é o objetivo de qualquer gestor de obras. Porém, apesar da inegável importância desses elementos, muitas empresas não os acompanham ou controlam ao longo da obra. Diversas vezes o gestor se atenta a esses fatores quando já é tarde demais, ou seja, quando o orçamento já estourou ou quando está atrasado.
Para impedir que isso aconteça, é essencial que haja um controle contínuo de execução dos gastos e do planejamento da obra. Isso quer dizer que, conforme o projeto evolui, é necessário analisar se o que foi planejado (em termos de estrutura, materiais, design e custos), está sendo colocado em prática.
Dessa maneira, é possível encontrar a tempo potenciais desvios e a necessidade de ajustes, além de antecipar os imprevistos que possam surgir. Uma das ferramentas de gestão de obras que ajuda nessa tarefa é o cronograma físico-financeiro. Vamos entender melhor como funciona no texto a seguir.
O que é o cronograma físico-financeiro de obra?
O cronograma físico-financeiro de obra é um instrumento muito importante para evitar que os prazos e orçamentos saiam do controle. Ele é chamado assim porque leva em consideração o planejamento dos custos de acordo com cada das etapas físicas da construção, verificando quanto dos recursos do orçamento foram utilizados em cada uma das fases.
Esse tipo de controle auxilia diretamente na gestão de obras porque ajuda a analisar como está a realidade da execução em relação aquilo que foi planejado. Além disso, possibilita ajustes nos times e mais previsibilidade dos custos.
O cronograma físico-financeiro está previsto nas normas da ABNT para controle das tarefas realizadas em uma construção.
É importante diferenciar um cronograma físico-financeiro de uma previsão de caixa ou do cronograma de desembolsos. Afinal, o primeiro leva em consideração os valores orçados das atividades, sem contar outras questões fundamentais quando se trata de caixa, como compras antecipadas para estoque, parcelamentos e critérios de medição de terceiros, por exemplo.
Resumindo, este documento é uma ferramenta que documenta a lista de todas as atividades a serem feitas em um projeto, indicando as datas de início e término, além do orçamento destinado a materiais, equipamentos e mão de obra em cada uma das etapas.
A importância do cronograma físico-financeiro de obra para a viabilidade econômica dos projetos
O cronograma físico-financeiro de obra ajuda a visualizar a viabilidade econômica de um projeto, assim como a força de venda que a construtora terá que mover para arcar com os gastos e as despesas envolvidas, no caso de optar por casar vendas e custos como uma estratégia de gestão de obra.
Quando se consegue enxergar os custos por atividade antes da obra começar, também é possível negociar com os fornecedores antecipadamente para buscar dividir melhor os custos mensais e assegurar o equilíbrio financeiro da construtora e do projeto.
Isso vai ajudar a evitar a diminuição ou a paralisação do ritmo de trabalho por motivos de falta de dinheiro, por exemplo. Afinal, fica muito mais leve distribuir o pagamento em mais tempo, tornando mais viável captar recursos para quitar valores menores todo mês.
Sem falar que esse acordo com os fornecedores auxilia a construtura na hora de se planejar melhor em relação aos custos e tornar o seu cronograma de desembolso mais preciso.
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Valor agregado e o seu impacto na gestão financeira da obra!
O valor agregado da obra é uma avaliação baseada em custos e entregas do projeto que faz parte dos processos relacionados com o cronograma financeiro da construção. Com esse método, é possível avaliar como está o desempenho da obra em relação aos seus prazos e custos.
Para isso, se usa como base os custos planejados, o valor usado na realização e como está a evolução real. Ou seja, se um valor foi determinado para os seis primeiros meses do projeto, mas a obra já consumiu mais da metade do orçamento em menos de três meses, será preciso replanejar os gastos.
Usando o método de valor agregado, a construtora consegue determinar tendências e padrões, utilizando dados passados para fazer prognósticos para o futuro.
Dessa forma, além de analisar o desempenho quantitativo de um projeto, a construtora identifica e avalia as falhas para que elas não se repitam em outras obras. Isso quer dizer que o acompanhamento do valor agregado é fundamental para entender se o projeto está trazendo prejuízos financeiros para o negócio.
Quais são as vantagens de um cronograma físico-financeiro de obra?
Agora que você sabe o que é um cronograma físico-financeiro de obra e qual a sua importância para os projetos, vamos entender quais são as vantagens dessa ferramenta:
- Facilidade para conseguir financiamento;
- Controle de fluxo de caixa;
- Times mais eficientes e melhor gerenciados;
- Planejamento cada vez mais assertivo e realista.
Descubra como essas vantagens funcionam em prática no seu dia a dia da construção civil, acompanhe:
1. Facilidade para conseguir financiamento
A Caixa Econômica Federal e outras instituições normalmente trabalham com o cronograma físico-financeiro como uma ferramenta de controle. Dessa maneira, este documento é, diversas vezes, um pré-requisito para a liberação de recursos, e precisa ser atualizado e desenvolvido por pessoas que são orçamentistas qualificados.
2. Controle de fluxo de caixa
Controlar o dinheiro que entra e sai da sua organização é primordial para a saúde financeira da sua empresa, e não seria diferente com cada obra em particular. Os prazos definidos e o orçamento para cada um dos empreendimentos, se estourados, trazem custos adicionais e incômodos a serem resolvidos por todos na empresa: desde o canteiro de obras até a diretoria.
O cronograma físico-financeiro oferece uma visão mais ampla de onde estão os desembolsos de acordo com cada etapa do projeto e o período. Assim, é possível agir com velocidade caso algo desvie muito do planejado, comunicar os responsáveis, ajustar outras fases e diversas outras medidas de correção.
3. Times mais eficientes e melhor gerenciados
A partir do controle, do tempo e a que custo financeiro, é possível realizar uma avaliação rápida que permite ter ideia de onde estão as lacunas de produtividade no projeto.
Por exemplo, se o prazo inicial planejado para a fase de acabamentos era de doze meses e o período de realização foi de vinte e dois meses, vale a pena prestar atenção em quais fatores influenciaram esse atraso.
Pode ser que tenha acontecido uma falta de materiais, que o time tenha sofrido com falta de profissionais ou qualquer outro problema que poderia ser contornado. Um acompanhamento executivo do projeto possibilita esses insights que podem otimizar a gestão de obras.
4. Planejamento cada vez mais assertivo e realista
Estabelecer os prazos e metas financeiras com o principal objetivo de cumpri-los. Portanto, de nada adianta colocar objetivos irreais para o time de obra e financeiro. Quanto mais se planeja, mais fácil fica prever cenários e identificar padrões.
Por exemplo, depois de executar três obras do mesmo tamanho com o mesmo time, é possível ter uma média do custo e tempo gasto em cada uma das fases. Assim, se tem uma medida do quanto o planejamento condiz com a realização.
Dessa maneira, o cronograma fica cada vez mais inteligente e adaptado à realidade do seu negócio. Se for o caso de precisar mudar algum dos itens, é fácil de avaliar onde será necessário realizar essas alterações.
Como fazer o cronograma físico-financeiro de obra?
Na prática, o cronograma físico-financeiro de obra consiste na união do orçamento com o cronograma (planejamento do projeto). Isso quer dizer que ele determina o valor orçado para cada uma das tarefas desse cronograma.
Então, para montá-lo, é preciso desenvolver o orçamento, planejamento e depois fazer essa junção em uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP) de planejamento. Vamos descobrir quais são as etapas necessárias:
- Desenvolver o orçamento de obra;
- Criar o cronograma de obra;
- Sequenciar as tarefas e atividades necessárias;
- Consolidar o seu cronograma físico-financeiro.
Agora que você conhece as fases necessárias para criar o seu cronograma físico-financeiro de obras, vamos entender melhor cada uma delas, confira:
1. Desenvolver o orçamento de obra
O cronograma físico-financeiro usa o orçamento como balizador de peso percentual que cada uma das atividades terá no total do projeto. Ou seja, antes de mais nada é primordial desenvolver um orçamento detalhado.
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Com ele, você vai fazer um orçamento sem prejuízo e muitas outras vantagens:
- Faça o orçamento de custo e venda;
- Precificação por mão de obra e materiais;
- Evite o prejuízo no final do projeto com um planejamento financeiro muito mais preciso;
- Agilize o processo de criar um orçamento.
2. Criar o cronograma de obra
Para criar uma Estrutura Analítica de Projeto (EAP), o primeiro passo é dividir toda a construção em fases. Consulte o planejamento de obra para separá-la em pacotes de trabalho. Esses pacotes precisam descrever todas as tarefas que serão executadas, todos os materiais necessários e também a mão de obra.
Ao lado de cada pacote de trabalho, indique os prazos para o cumprimento das fases e quanto cada uma vai custar para o projeto, com base em seu custo total.
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3. Sequenciar as tarefas e atividades necessárias
Com as atividades separadas, especifique em detalhes em qual momento do projeto cada tarefa deve ser realizada. Depois, determine a ordem delas, revisando os materiais e mãos de obras necessários para cada uma.
É neste momento que é preciso definir questões como:
- Materiais que chegam primeiro;
- Atividades que podem acontecer ao mesmo tempo;
- Atividades que podem passar na frente de outras de maneira independente em caso de imprevistos, como problemas na entrega e com o pessoal;
- Entre outras.
Assim, você vai conseguir otimizar os processos durante a construção.
4. Consolidar o seu cronograma físico-financeiro
Por fim, a consolidação do cronograma físico-financeiro é a junção do orçamento e do planejamento. Isso quer dizer, coloca o valor orçado para cada uma das atividades planejadas.
Um ponto de atenção importante aqui é que quando bem feitas, de maneira detalhada, as EAPs de planejamento e orçamento não coincidem. Então, é necessário fazer a correlação entre elas. Para isso, é importante elaborar um orçamento detalhado, e não macro. Isso torna mais fácil e possível colocá-lo dentro da estrutura de planejamento, compondo assim o cronograma físico-financeiro de obra.
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Conhece o Obra Prima? Essa ferramenta pode ajudar na elaboração do cronograma físico-financeiro de obra e tornar todo o processo muito mais simples no seu dia a dia, descubra como:
- Redução de custos;
- Economia de tempo;
- Melhor gestão financeira.
Agora que você sabe quais são as vantagens do Obra Prima para fazer o seu cronograma físico-financeiro de obra, entenda melhor como cada uma vai funcionar:
- Redução de custos
Com o Obra Prima, você vai ter um controle maior em relação aos custos e gastos, evitando desperdícios.
- Economia de tempo
Quando a sua empresa conta com uma ferramenta de gestão de obras e deixa de lado o papel, a caneta e as planilhas feitas manualmente, ela consegue ganhar muito mais tempo para investir em outras tarefas que precisam ser feitas por humanos e não podem ser realizadas por máquinas ou sistemas.
- Melhor gestão financeira
Com o Obra Prima, você tem todas as informações em um único lugar que pode ter acesso a qualquer momento de qualquer dispositivo. Isso possibilita uma gestão financeira muito mais eficiente e assertiva para os seus projetos.
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