Quer descobrir como elaborar um relatório de visita técnica de obras? Aprenda aqui com esse passo a passo simples que criamos para te ajudar!
O acompanhamento de obras é fundamental para garantir o sucesso de um projeto. A principal ferramenta para realizar o acompanhamento de um serviço em andamento ou prestado é o relatório de visita técnica. Já ouviu falar desse documento?
A produção eficiente deste relatório é essencial para conferir a conclusão de uma construção e saber, por exemplo, se ela foi executada de forma adequada.
Ou seja, se o relatório for feito de maneira errada, a empresa pode acabar realizando uma entrega de baixa qualidade. Afinal, se esse documento apresentar erros ou inconsistências, como você saberá se o serviço foi executado corretamente?
Com base nisso, preparamos aqui um conteúdo para você entender o que é afinal esse relatório de visita técnica de obras, qual é a sua importância e aplicação e um passo a passo simples e prático para criar o seu, vamos lá?
O que é uma visita técnica de obras?
Antes de entender o que é um relatório, precisamos compreender o que é uma visita técnica. Ela é um serviço prestado por um especialista ou profissional a pedido. Geralmente, o solicitante faz uma ordem de serviço (OS) e um time técnico é enviado ao destino.
Normalmente, as visitas técnicas são feitas no local, isso quer dizer que os especialistas vão até o lugar onde precisa ser emitido o relatório. Vale perceber aqui que uma visita técnica pode ter diversos objetivos, por exemplo, diagnosticar, acompanhar o uso de recursos financeiros, fazer reparos, etc. Outras finalidades desta visita são:
- Acompanhar a evolução de uma construção;
- Fazer a manutenção preventiva de equipamentos para garantir a sua usabilidade;
- Realizar a manutenção corretiva de ferramentas ou máquinas que apresentem problemas ou falhas em seu funcionamento;
- Inspecionar a utilização de equipamentos e maquinários na construção civil;
- Instalar equipamentos e tecnologias como impressora, computador e internet em um canteiro de obras.
O que é um relatório de visita técnica?
O relatório técnico é um documento destinado a coletar e registrar as informações observadas ao longo da visita técnica. Baseado neste material, os gestores conseguem acompanhar o desenvolvimento de projetos, avaliar as ações em andamento, tomar decisões fundamentais e criar estratégias visando melhorar o alcance dos objetivos.
Por exemplo, orientar o time a seguir o plano combinado, e assim assegurar a qualidade do trabalho realizado, fazer reparos necessários em ferramentas ou equipamentos, e planejar a utilização do orçamento do projeto.
Como analisar uma visita técnica de obras?
Depois da prestação do serviço, o relatório de visita técnica de obras fornece todas as informações necessárias para compreender como está o andamento de um projeto e se o trabalho foi feito da maneira correta, incluindo qualquer problema ou desvio encontrado em relação ao cronograma, orçamento ou outras especificações.
Além disso, também pode ser utilizado para identificar padrões ou tendências que possam ser úteis para otimizar a eficiência e diminuir os custos. E, caso existam pontos de atenção, é possível tomar decisões mais assertivas e ágeis sobre o que precisa ser realizado.
A avaliação da visita técnica de obras possibilita também ter uma maior visibilidade sobre as próximas demandas, sendo possível guiar e direcionar o seu time e calcular o tempo de execução. E o tempo, como sabemos, é muito precioso neste setor do mercado.
Para finalizar, é possível também saber a quantidade de manutenções preventivas foram feitas, se aconteceu alguma corretiva e como diminuir os números.
O relatório também ajuda a identificar quais são os clientes mais recorrentes e, caso alguém esteja com mais questões, é possível agir antes que alguma reclamação aconteça e afete a qualidade do projeto.
Uma boa análise ajudará a sua empresa a poupar tempo da equipe em retrabalhos, alocando esforços para as atividades e tarefas que realmente precisam.
3 exemplos de relatórios de visita técnica
Existe mais de um tipo de visita técnica de obra, confira aqui três exemplos de relatórios que podem ser produzidos:
- Relatório de Acompanhamento de Obra;
- Relatório Fotográfico;
- Relatório de visita técnica para manutenção de equipamentos.
Entenda melhor cada um desses exemplo, acompanhe:
- Relatório de Acompanhamento de Obra
Na construção civil, esse é um dos tipos de relatórios mais comuns. O seu objetivo é registrar se o serviço está evoluindo da maneira que foi planejado. Geralmente, o profissional responsável pela sua produção é o arquiteto ou o engenheiro responsável pela obra.
Baseado neste material, o gestor pode atualizar o orçamento da construção à medida que aparecem novas necessidades. Aprender a elaborar um relatório de acompanhamento de obra é fundamental para o gerenciamento eficiente de um canteiro.
- Relatório Fotográfico
Já falamos sobre esse relatório aqui no blog, confira. Como o nome indica, é um conjunto de registros fotográficos em um documento. O objetivo é demonstrar a realização do serviço e esse tipo de relatório é comum em atividades de monitoramento da execução da construção.
As fotos tiradas não servem somente para comprovar a conclusão ou o andamento do projeto, mas também como um registro histórico. Podem ser úteis até para a divulgação da obra feita por uma imprensa especializada.
- Relatório de visita técnica para manutenção de equipamentos.
Esse terceiro exemplo é feito quando a empresa convoca regularmente times de manutenção na esperança de manter seus ativos em funcionamento, como equipamentos e máquinas utilizadas durante a realização do projeto.
Nesse momento, os responsáveis pela manutenção elaboram um relatório técnico com o objetivo de mostrar as condições das máquinas e dos equipamentos, os serviços prestados, e outros dados relevantes que possam auxiliar as construtoras a acompanhar a vida útil dos seus ativos.
Passo a passo para elaborar o relatório de visita técnica de obras
Agora que você entendeu o que é uma visita e para o que serve um relatório e alguns exemplos de modelos para este documento, vamos para o passo a passo para a sua elaboração, confira aqui os nove passos:
- Formato
- Preparação;
- Identificação do projeto;
- Descrição geral da obra;
- Observações;
- Fotografia;
- Conclusão;
- Assinatura;
- Revisão.
Com esse passo a passo em mente, vamos explicar melhor cada um deles para você colocar em prática na sua construtora, confira a seguir:
- Formato
O primeiro passo antes de começar o relatório de visita técnica de obras é selecionar o formato que esse documento terá! Porque isso vai impactar de maneira direta na agilidade com que ele será produzido. Além disso, também trará consequências para a facilidade com que você encontrará as informações na hora de revisar e em diversos outros momentos da sua produção e utilização.
- Preparação
Antes de elaborar o relatório de visita técnica de obras, é fundamental também se preparar de forma adequada. Isso inclui reunir todas as informações importantes sobre a construção, entram também desenhos, especificações, orçamentos e o cronograma. Não só isso, mas é essencial se familiarizar com os regulamentos e normas relevantes.
Outro ponto importante aqui é montar um checklist das atividades, serviços, materiais e outros elementos que você precisa prestar atenção durante a sua visita. Isso vai facilitar e agilizar todo o processo.
- Identificação do projeto
O relatório precisa começar com uma parte de identificação do projeto, aqui entra: nome da obra, endereço, data e horário de começo e final da visita e nome das pessoas presentes no momento em que ela foi realizada. Também é fundamental que o relatório contenha as informações da empresa responsável pela visita técnica e pela produção do material solicitado.
- Descrição geral da obra
O quarto passo é incluir as descrições gerais de uma obra, como o escopo do projeto, estado atual da obra e qualquer desvio ou problema encontrado. Aqui também deve constar as informações do cliente, que são as mesmas mencionadas no item anterior.
- Observações
A parte de observações precisa incluir detalhes sobre as anotações e questões encontradas ao longo da visita realizada que precisam ser resolvidas. Adicione os problemas ou desvios percebidos em relação ao cronograma, orçamento ou especificações. Aqui é importante discriminar o serviço ou ativo que foi checado.
- Fotografia
As fotografias são uma excelente forma de ilustrar aquilo que foi observado e os problemas identificados durante a visita realizada. Adicione fotos de todas as áreas relevantes da obra, explique também os desvios e questões percebidas.
- Conclusão
O sétimo passo é a conclusão. O relatório deve ser finalizado nesta parte, incluindo recomendações para corrigir qualquer problema ou questão percebidas e ações que serão necessárias futuramente.
- Assinatura
No oitavo passo é importante que você se certifique de adicionar as assinaturas de todas as pessoas que estavam presentes durante a visita, incluindo o gerente de projetos e também o engenheiro responsável.
- Revisão
E, no nono e último passo da criação do seu relatório, certifique-se também de fazer uma revisão e verificar o documento antes de enviá-lo para assegurar a precisão das informações e mais clareza na comunicação.
Relatório de visita técnica de obras digital
Sabia que é possível digitalizar o processo de visita técnica e automatizar a elaboração do seu relatório? Essa é uma estratégia que pode assegurar vantagens para a empresa, entre elas:
- Personalização de checklist e relatórios;
- Praticidade e produtividade;
- Sustentabilidade e imagem positiva do negócio para o mercado;
- Possibilita o arquivamento dos relatórios com segurança;
- Auxilia na diminuição dos custos.
Esses são cinco benefícios que um relatório de visita técnica de obras digital traz para quem vai elaborar e receber, entenda melhor cada um desses itens a seguir:
- Personalização de checklist e relatórios
O checklist é uma ferramenta fundamental na construção de um relatório técnico, porque ajuda o profissional a juntar os dados importantes na elaboração correta do documento. Ao realizar isso de maneira digital fica mais fácil de personalizar e encontrar o que você precisa com mais agilidade e facilidade.
- Praticidade e produtividade
Embora os relatórios de visita técnica no papel sejam usados com mais frequência, eles exigem o preenchimento manual e estão longe de serem práticos. O formato digital, como já dissemos no item anterior, agiliza e simplifica todo o processo, o que pode fazer com que a sua construtora se torne mais funcional e produtiva.
- Sustentabilidade e imagem positiva do negócio para o mercado
Empresas de diversos setores têm trabalhado para construir um planeta mais sustentável. Esta é uma iniciativa que pode não só ajudar a saúde e qualidade de vida das pessoas, mas também beneficiar as construtoras que almejam criar uma imagem mais positiva no mercado. Essa é uma tendência que vem crescendo muito nos últimos anos.
Leia também:
Sustentabilidade na construção civil: 6 exemplos de obras sustentáveis
- Possibilita o arquivamento dos relatórios com segurança
Toda empresa pode acabar perdendo um documento valioso, como o relatório de visita técnica. O problema é que isso pode trazer diversas consequências sérias para o bom funcionamento, como exposição indevida de dados de clientes, levando a processos judiciais.
No entanto, quando você utiliza softwares ou ferramentas digitais, isso se torna mais difícil de acontecer e a chance de perder documentos é muito menor.
- Auxilia na diminuição dos custos
Ao investir na digitalização do processo de visita técnica e elaboração deste documento, sua empresa pode diminuir os gastos. Isso porque não é mais necessário utilizar papel para realizar esse processo. Além disso, reduz os erros de trabalho, o que também é uma maneira de economizar.
O relatório de visita técnica de obras é fundamental
Já deu para entender como o relatório de visita técnica de obras é essencial para o sucesso dos seus projetos. Por isso, é muito importante prestar atenção e investir o tempo necessário nesta tarefa para que tudo saia como planejado.
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