Confira aqui oito dicas que preparamos para você criar o seu modelo de ordem de serviço de maneira eficiente!
Montar um modelo de ordem de serviço (OS) impecável é a maneira mais eficaz de padronizar o processo de emissão deste documento tão importante. A falta de um padrão dificulta o gerenciamento da ordem de serviço, o tornando impreciso e mais lento, o que pode gerar retrabalhos e atrasos no prazo da obra.
A elaboração de um modelo padrão acelera o processo de conclusão da ordem de serviço. Além disso, é uma forma de reduzir os erros de preenchimento e evitar a não conformidade. Acompanhe o texto a seguir e descubra como fazer o seu.
O que é uma ordem de serviço?
A ordem de serviço, ou OS, é uma ferramenta que faz parte do trabalho diário de empresas dos mais variados setores, inclusive da construção civil, sendo implementada fisicamente na maioria dos casos. Ainda assim, existem pessoas que não sabem exatamente o que é esse documento e qual é a sua finalidade.
Trata-se de um documento detalhando um serviço a ser realizado para um cliente. Também pode ser usado internamente, quando o gerente de um canteiro de obras solicita para o departamento de TI a manutenção de computadores utilizados para fazer o acompanhamento da obra, por exemplo.
A OS é uma maneira de registrar e formalizar a execução dos serviços. Afinal, é um documento essencial tanto para as empresas quanto para os contratantes. Funciona como um instrumento para determinar as regras, informações importantes e diretrizes para a realização de uma atividade.
Nela estão detalhes importantes, como descrição do serviço, recursos necessários, prazos, responsabilidades, condições e outros pontos importantes. Ou seja, ela é um resumo do que precisa ser feito, o processo e uma garantia para que todas as etapas sejam realizadas da melhor maneira.
As informações precisam ser específicas e claras, para uma boa execução do serviço. Apesar do detalhes particulares poderem variar, conforme o tipo de setor ou atividade a ser realizada, normalmente os elementos presentes são na ordem de serviço são:
- Identificação do serviço;
- Descrição do serviço;
- Recursos;
- Prazos;
- Responsabilidades;
- Termos e condições;
- Anuência e assinatura;
- Anexos ou referências.
A OS precisa ser adaptada às necessidades específicas da empresa, e ao serviço que será realizado. Assim, quanto maior o número de especificações e detalhes, maiores as chances da atividade ser bem-sucedida e evitar mal-entendidos e dores de cabeça.
8 dicas para elaborar um modelo de ordem de serviço
É fundamental criar um modelo de ordem de serviço bem estrutura, que contenha os dados necessários para garantir o controle e a análise. A seguir, acompanhe como elaborar o seu com as dicas que preparamos:
- Preencha o cabeçalho;
- Insira os dados do cliente;
- Adicione informações do serviço ou equipamento;
- Razão da visita técnica;
- Solução ou resolução;
- Observações;
- Informações sobre o pagamento;
- Assinaturas.
Agora que você já conhece as dicas para elaborar o modelo de ordem de serviço, entenda um pouco mais sobre cada uma delas:
1. Preencha o cabeçalho
Primeiro, determine o cabeçalho do modelo de ordem de serviço. Certifique-se de trazer o nome da sua empresa, CNPJ, telefone, e-mail, endereço, outros dados para contato e informações que julgar relevantes.
2. Insira os dados do cliente
Depois, disponibilize um campo para preencher com os dados do cliente. Por exemplo, nome da empresa, CNPJ, e-mail, endereço, telefone e outras informações importantes.
3. Adicione informações do serviço ou equipamento
Neste campo, solicite informações sobre os equipamentos que vão passar por manutenção ou serviços a serem executados. Marca, modelo, cor e condição são algumas das informações obrigatórias para o primeiro caso.
4. Razão da visita técnica
Aqui é o espaço para o diagnóstico do problema, ou seja, coloque o motivo da visita técnica. Por exemplo, limpeza, manutenção de equipamentos, etc.
5. Solução ou resolução
O técnico deve usar este campo para registrar a solução encontrada para o problema descrito. Por isso, inclua informações como o serviço prestado, peças substituídas, etc.
6. Observações
Adicione um campo em branco no seu modelo de serviço de ordem para que os técnicos possam utilizá-lo para fazer observações que considerarem importantes.
7. Informações sobre pagamento
É fundamental que o orçamento e formas de pagamento estejam presentes na ordem de serviço. Por isso, separe um lugar para essa informação.
8. Assinaturas
No fim do documento, reserve dois campos para a assinatura, um para o cliente e outro para o técnico responsável. Afinal, elas formalizam a prestação do serviço.
Vantagens de usar ordem de serviço
A ordem de serviço ajuda na organização dos processos, e assegura que todas as etapas sejam concluídas de maneira correta. Além disso, ao padronizar o formato desse documento é possível simplificar a compreensão das informações, evitando ambiguidade, erros ou omissões.
A OS também é fundamental para o registro das atividades feitas, e isso permite fazer o acompanhamento do histórico. Assim, é possível controlar a qualidade dos processos, avaliar o desempenho da empresa, encontrar falhas, etc.
Com as definições de responsabilidades bem estabelecidas, é mais fácil identificar e tomar decisões adequadas, caso aconteça algum problema na realização do trabalho.
Outro aspecto que podemos indicar como vantagem é a comunicação eficiente entre todos os envolvidos no processo. Além da possibilidade de controlar os prazos de execução, e acompanhamento do cumprimento, e especificar os recursos necessários para o serviço.
Por fim, muitas empresas ainda usam um modelo de ordem de serviço no papel. Porém, automatizar a gestão e emissão desse documento pode trazer muitas vantagens para o negócio, como: agilidade no preenchimento, redução de erros e retrabalho, controle sobre o processo de emissão de OS e gestão dos serviços, armazenamento seguro das informações e redução do uso de papel.
Faça o seu modelo de ordem de serviço
Aprendeu como fazer um modelo de ordem de serviço? Ter um documento que seja específico para a sua empresa pode trazer muitos benefícios.
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