Gestão Financeira e Planejamento de Obras: como trabalhar de forma integrada?

Amanda Libia

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O planejamento de obras pode ser um grande diferencial na hora de conseguir uma gestão financeira otimizada. Saiba como integrar os dois elementos.

Enquanto obras públicas utilizam os dinheiros recolhidos dos impostos da população para serem realizadas, obras particulares são fruto do investimento de pessoas em um sonho.

Nos dois casos, o respeito pelo orçamento e o investimento consciente para evitar prejuízos é essencial nos projetos de construção civil.

A falta de controle dos fluxos de caixa e da execução pode causar muitos custos inesperados e prejuízos nas obras.

Assim, fica impossível falar em obras bem executadas e melhor investimento dos recursos econômicos sem estar atento à gestão financeira e ao planejamento de obras.

Sim, o planejamento de obras é o elemento diferencial para que construtoras consigam uma gestão financeira mais eficiente, mesmo para construtoras que possuem um sistema de gestão do dinheiro cuidado com atenção.

Gerenciar o financeiro impacta em todas as etapas da obra, na qualidade final do projeto e nos diferenciais competitivos e crescimento das construtoras. Ter foco e organizar o financeiro com base no planejamento vai trazer muitos benefícios para a construtora.

Para conseguir os melhores resultados, descubra aqui a importância real da gestão financeira, como otimiza-la e de que maneira integrá-la com o planejamento.

A importância da gestão financeira para as construtoras

Obras de construção civil, mesmo as mais simples, sempre envolvem altos custos de materiais, equipamentos e mão de obra.

Além disso, a realidade da grande maioria das construtoras é a execução de mais de um projeto ao mesmo tempo.

Isso significa que elas não só precisam administrar os altos custos de uma obra, mas evitar que ela não impacte no financeiro de outros projetos em execução.

É uma situação que exige muito controle de cada elemento para evitar que os orçamentos se misturem e que um dos projetos acabe sem verba.

Não é raro que, pela falta de gestão financeira, as construtoras acabem com déficit no caixa e tenham prejuízos em obras que, no momento da aprovação do orçamento com o cliente, tinham uma boa margem de lucro.

Mais do que isso, a falta da gestão financeira e a consequente falta de verba acabam resultando na necessidade de aumentar o valor passado inicialmente para o cliente e o atraso nas entregas.

Quando fecha um contrato, seu cliente espera que os valores e prazos sejam cumpridos e falhar com esse compromisso pode destruir a competitividade da construtora.

Assim, vemos que a gestão financeira tem grande importância na hora de:

Controlar orçamentos;
Cumprir com prazos;
Garantir qualidade e custo-benefício da obra;
Proteção das margens de lucros;
Satisfação do cliente;
Competitividade de mercado.

Desafios da gestão financeira e os diferenciais do planejamento de obras

Ultrapassar o orçamento previsto é quase uma tradição na construção civil, de tão comum depoimentos com essas ocorrências entre as construtoras.

Mesmo que seja comum, no entanto, é uma realidade que todas as empresas do setor deveriam combater a cada projeto.

Perder o controle dos gastos e ter mais custos que o previsto, como comentamos, pode causar prejuízos, perda de confiança do cliente, uma imagem competitiva negativa e atrasos. O pior, no entanto, não é sair do orçamento, mas só perceber os gastos extras quando falta dinheiro para seguir com a obra.

Mas por que esses custos acima do planejado acontecem?

Bom, todo projeto de construção civil começa com um planejamento de obras detalhado. É nele que cada risco, etapa do cronograma e planejamento de gastos com materiais e mão de obra é feito.

Leia também:

Planejamento de obras do futuro: como modernizar a sua construtora com um software de gestão de obras e garantir melhores resultados? >

Cada um desses detalhes interfere na evolução do projeto e no resultado final da obra.

Atualmente o principal desafio da gestão financeira é exatamente controlar as etapas e manter tudo dentro do planejamento. Na maioria das vezes esse desafio se apresenta porque as construtoras realizam muitas etapas do planejamento e controle financeiro de maneira manual.

Com a quantidade de dados, custos e detalhes de um projeto de construção civil, muitos erros são cometidos em cálculos e atualizações de informações feitas manualmente.

A perda de controle é muito mais provável quando feito assim.

Além dos trabalhos realizados de forma manual, outro desafio enfrentado é o momento de inserir as informações nas planilhas.

A falta de acessibilidade faz com que os profissionais envolvidos no planejamento e gestão tenham que esperar o momento em que chegam ao computador do escritório para compartilhar as informações coletadas.

Essa espera atrasa a tomada de decisões e prejudica o desenvolvimento de estratégias mais eficientes para o planejamento e execução da obra, principalmente quando o único responsável é o engenheiro.

Assim, identificamos mais um desafio: a falta de uma equipe especializada para realizar o controle financeiro, organizando e acompanhando o fluxo de caixa de cada projeto e do conjunto de projetos e custos indiretos da construtora.

Ter equipes especializadas é um grande diferencial de construtoras e, além disso, é ideal ter departamentos integrados.

Dessa forma, cada decisão da equipe de compras de materiais e contratação de mão de obras acompanha as informações da contabilidade e respeita o planejamento financeiro, sempre em harmonia com o planejamento do projeto e as necessidades do canteiro de obra e da execução de cada etapa.

Com isso, podemos resumir os principais desafios da gestão financeira:

Falta de integração com planejamento de obras;
Acompanhamento ineficiente da evolução do cronograma e orçamento;
Falta de compartilhamento de dados com departamento de compras;
Falta de equipes especializadas;
Manutenção de processos manuais;
Falta de ferramentas e tecnologias de gestão financeira eficientes.

Agora que você conhece os desafios que sua construtora pode enfrentar e que prejudicam sua gestão financeira, que tal descobrir formas de melhorar essa gestão e integrar tudo com o planejamento de obras?

Como melhorar a gestão financeira da sua obra?

Conhecer os desafios e entender a importância da gestão financeira aliada ao planejamento de obras é o primeiro passo para começar a identificar e corrigir erros nos processos de sua construtora.

Para tornar a otimização do seu controle financeiro ainda mais fácil e eficiente, trazemos algumas dicas de como organizar e que ferramentas buscar para ter os melhores resultados.

Veja agora como equilibrar as finanças, melhorar a execução e conclusão das obras e garantir a satisfação dos seus clientes, melhorando sua competitividade.

Cuidado e otimização na hora de definir orçamentos

O orçamento de obras é o primeiro grande passo na hora de organizar o financeiro de seus projetos e da construtora como um todo.

Cada detalhe do orçamento inserido ou esquecido pesa muito nos resultados finais do seu financeiro e dos seus projetos.

Um bom orçamento de projetos de construção civil começa na pesquisa de custos do projeto e é aqui que o planejamento começa a fazer diferença.

Com um planejamento detalhado de quando, quanto e quais materiais, equipamentos e mão de obra vão ser utilizados é a base essencial para pesquisar custos de forma mais assertiva e não ter surpresas durante a execução.

Lembre-se de contabilizar cada unidade e hora de trabalho, detalhar bem as necessidades do seu projeto para o fornecedor na hora de perguntar valores e considerar os riscos e custos de logística.

Seu cliente deve fazer parte dessa etapa inicial, te ajudando a alinhar cada detalhe do projeto para que o desenvolvimento do orçamento atenda a obra que será executada e não uma base que sofrerá alterações profundas no futuro.

Uma dica de ouro é buscar ferramentas que ofereçam automatização nos cálculos do orçamento, considerando margem de lucro, custos indiretos, licenças e taxas fiscais. Se essa ferramenta oferecer um canal de comunicação e homologação dos fornecedores melhor ainda.

E não se esqueça de considerar no orçamento uma reserva de emergência para imprevistos.

Cronograma físico-financeiro para controle durante a execução

Perceber custos extras e evitar sustos com o orçamento depende não só dele ser bem elaborado, mas de acompanhar a saída de dinheiro do caixa à medida que a obra acontece.

Ainda que sua construtora possa fazer isso utilizando o orçamento elaborado para o cliente e o cronograma criado no planejamento, comparar constantemente dois documentos pode ser difícil e gerar erros.

O ideal, então, é que sua construtora elabore, ainda no planejamento, um cronograma físico-financeiro.

Leia também:

Cronograma físico-financeiro de obras: o que é e como elaborar? >

Esse documento já é a combinação detalhada dos dois anteriores.

Nele cada recurso financeiro que será utilizado no projeto é discriminado separado por etapas da obra que acompanham as previsões de execução e o cronograma desenvolvido.

Com o cronograma físico-financeiro, mais do que identificar o uso do dinheiro na compra de materiais, locação e compra de equipamentos e pagamento dos trabalhadores, a construtora consegue visualizar os custos extra que desperdícios e atrasos possam estar causando.

Dessa forma, além de identificar esses problemas nos prazos e uso do dinheiro, a construtora pode reagir e corrigir os erros mais rapidamente, evitando impactos negativos na obra que gerem prejuízos.

Acompanhe e gerencie a obra regularmente

Sua construtora tem em mãos um bom orçamento, um cronograma detalhado, um planejamento executado e o cronograma físico-financeiro? Ótimo, mas não adianta muito se esses documentos forem deixados na gaveta.

Uma gestão financeira eficiente depende de acompanhamento e controle. Fiscalize a execução das etapas e o cumprimento das metas que foram estabelecidas, verifique os processos que podem ser otimizados e as soluções que foram encontradas nos canteiros de obras.

O melhor é fazer esse gerenciamento dia a dia e existe um documento muito prático de utilizar que pode ajudar muito sua construtora: o RDO ou Relatório Diário de Obras.

Não ignore seus relatórios e indicadores

Acompanhar as atividades do canteiro de obras já elimina muitos problemas, mas sua construtora pode ter resultados ainda melhores no projeto e no controle financeiro se utilizar indicadores da construção civil para avaliar o desempenho da obra.

Entre os principais e mais recomendados estão:

Benefícios e Despesas Indiretas (BDI), um índice que oferece dados mais realistas da composição do preço de vendas dos projetos.

Custo Unitário básico por metro quadrado (CUB/m²), que garate uma visão mais objetiva dos custos parciais da sobras.

Custos unitários PINI de edificações (CUPE); que estabelece parâmetros para pesquisa de preços e composições de serviços unitários.

Índices PINI de custos de obras de infraestrutura.

Existem muitos outros indicadores na construção civil.

Leia também:

6 Indicadores de desempenho da construção civil >

O ideal é que sua construtora defina quais vão ser utilizados para o projeto ainda no planejamento e escolha o que melhor se enquadra nas características da obra.

Invista em softwares de gestão de obras e sua gestão financeira

De todas as sugestões que se pode dar sobre como melhorar a gestão financeira na construção civil associada com o tão necessário planejamento de obras, com certeza a mais importante é a de utilizar softwares de gestão de obra.

Essas ferramentas tecnológicas atendem com muita facilidade todas as necessidade de integração de departamentos da sua construtora, compartilhamento de dados em tempo real e automação de cálculos para evitar erros.

Mais do que oferecer mais controle sobre o uso do dinheiro e fluxo de caixa, o que um software de gestão financeira poderia fazer, os softwares de gestão de obras como o Obra Prima garantem um controle total do desenvolvimento do projeto.

Nele estão: