A construção civil é um setor completo e multifacetado que exige planejamento minucioso, gerenciamento rigoroso e coordenação eficiente para atingir o sucesso nos seus empreendimentos.

Por isso, é neste contexto que a Estrutura Análitica do Projeto (EAP) é uma ferramenta muito útil e usada pelos gerentes de projetos no detalhamento do escopo de uma iniciativa. 

O que é a EAP (Estrutura Análitica de Projetos)?

Essa é uma ferramenta primordial para a gestão de construções, que desempenha um papel muito importante na organização e decomposição de projetos em partes menores e mais gerenciáveis. 

Pensando em facilitar o seu entendimento sobre o tema, separamos uma série de pontos relevantes que você precisa conhecer sobre a EAP, como por exemplo:

1. Definição

A EAP é uma representação hierárquica do escopo de um projeto, que separa em partes componentes, conhecidas como os pacotes de trabalho. Afinal, cada um desses pacotes representa uma atividade, tarefa ou elemento específico do projeto.

2. Níveis Hierárquicos

Inicia-se na estruturação por diversos níveis hierárquicos, começando pelo mais alto, que representa o projeto como um todo. A medida que se desce na hierarquia, divide-se os elementos em partes mais detalhadas e menores. 

3. Finalidade

A finalidade dessa ferramenta é facilitar o gerenciamento de projetos. Além disso, a EAP auxilia na compreensão da estrutura do projeto, identificação de tarefas necessárias e atribuição de responsabilidades. Mas não só isso, ela também fornece uma base para o planejamento, monitoramento e controle de tudo que está acontecendo. 

4. Decomposição

A EAP segue o princípio da decomposição, isto é, divide o projeto em partes menores até que todas as atividades sejam suficientemente detalhadas para serem gerenciadas. Assim, torna-se mais fácil a estimativa do tempo, custos e recursos necessários para cada etapa. 

5. Uso de Códigos

Cada elemento é geralmente identificado com um código EAP exclusivo, ou seja, essa ação acaba simplificando o rastreamento e a referência cruzada entre os vários componentes. 

6. Manutenção contínua

Essa ferramenta não é estática, ela pode ser atualizada e revisada ao longo do ciclo de vida do projeto à medida que novas mudanças e informações acontecem. Afinal, isso ajuda a manter tudo alinhado com os objetivos. 

Benefícios em usar um EAP na construção civil

O uso da EAP na construção civil oferece diversos benefícios importantes, como por exemplo: 

• simplifica a complexidade inerente a projetos do setor, permitindo um gerenciamento mais eficiente em vários aspectos;
• grande capacidade de gerenciar os recursos de maneira mais eficiente, ajudando a identificar claramente as necessidades de mão de obra, materiais e equipamentos em cada fase, evitando a superalocação ou a sublocação;
• facilita o controle de custos ao permitir uma análise detalhada das despesas associadas a cada elemento do projeto, o que ajuda na identificação de áreas em que os custos podem ser otimizados e garante que o orçamento seja gerenciado de maneira eficiente;
• cumprimento dos prazos, com a EAP é possível determinar datas de começo e fim para cada componente do projeto e monitorar o progresso de forma mais assertiva, isso ajuda a evitar atrasos e assegura o cumprimento do cronograma;
• a EAP desempenha um papel fundamental na redução dos riscos, ao identificar claramente todas as atividades e tarefas, os gerentes podem antecipar potenciais problemas e desenvolver planos eficazes de contingências;
• oferece flexibilidade para lidar com as mudanças no escopo do projeto, à medida que novas informações aparecem ou os requisitos são ajustados, a estrutura hierárquica da EAP possibilita que as alterações sejam incorporadas de maneira controlada e organizada, reduzindo o impacto nas etapas subsequentes.

Esses benefícios mostram por que a EAP é uma ferramenta tão importante e valiosa na construção civil, permitindo que os times do projeto enfrentem desafios de forma mais eficiente e que alcancem o sucesso. 

4 passos para aplicar a EAP no projeto

Então agora que você já sabe qual é a importância e os benefícios, vamos para o passo a passo para aplicar a EAP no projeto, acompanhe: 

1. Monte o Termo de Abertura do Projeto;
2. Decomponha o projeto em partes menores;
3. Elabore o dicionário da EAP;
4. Consolide a EAP.

Vamos entender melhor cada um desses passos: 

1. Monte o Termo de Abertura do Projeto

O detalhamento do escopo do projeto se inicia muito antes da criação da EAP. Afinal, já no começo da gestão de projetos, em que é preciso formalizar a abertura do projeto – devemos pensar no trabalho necessário para entregar o resultado desejado. 

Além disso, o Termo de Abertura do Projeto é um documento simples e curto, que vai servir de base para a construção da EAP, ele deve conter as seguintes informações: 

• Justificativa do projeto;
• Finalidade do projeto;
• Objetivo(s) do projeto;
• Descrição do produto;
• Stakeholders;
• Entregas;
• Critérios de aceitação das entregas;
• Estimativas iniciais de custo e tempo;
• Premissas (pressupostos);
• Restrições (fatores limitantes);
• Riscos (ameaças e oportunidades);
• Assinatura de um ou mais aprovadores. 

Durante a elaboração do Termo de Abertura, é comum esquecer de definir os critérios de aceitação das entregas, um aspecto fundamental para determinar o nível de qualidade esperado dos resultados.

Além disso, é preciso considerar outro elemento: o conjunto de exclusões do projeto, que deixa claro o que está fora do escopo. Isso evitará muitas discussões e divergências no desenrolar do trabalho.

2. Decomponha o projeto em partes menores

Depois de montar o Termo de Abertura, alinhar as ideias principais e determinar as características e objetivos, chegou a hora de realmente começar a construir o EAP. Usando a técnica de decomposição, o gerente e o seu time vão detalhar hierarquicamente o trabalho necessário para entregar o projeto até o nível de pacote de trabalho. 

Existem diversas maneiras de montar uma estrutura analítica de projeto, como por exemplo: 

• Por fases: organiza o projeto em fases do ciclo de vida;
• Por entregas: organiza pelos produtos que precisam ser gerados;
• Por subprojetos: organiza a partir dos “miniprojetos” dentro dele;
• Por equipe: organiza pela relação das pessoas que estão envolvidas no projeto;
• Híbrida: considera vários aspectos do projeto simultaneamente.

Para facilitar, você pode seguir essa ordem: 

1. Escreva o nome do seu projeto;
2. Escolha uma das maneiras de organizar a EAP. Essa decisão dependerá do tipo e da complexidade do seu projeto;
3. Identifique o conjunto das entregas do projeto, que na EAP é chamado de pacotes de entrega. Afinal, essa visão do projeto em entregas simplifica a identificação de algum ponto faltante para atingir os objetivos determinados no Termo de Abertura;
4. Decomponha os trabalhos em pacotes de trabalho, mais facilmente gerenciáveis. Lembre-se que eles ainda não são as atividades do projeto, essas serão detalhadas no cronograma;
5. Você pode identificar cada item da EAP com um código identificador numérico, isso vai auxiliar no dicionário da EAP ou outros pontos de detalhamento do escopo do projeto.  

3. Elabore o dicionário da EAP

O dicionário da EAP é um documento com os atributos e as especificações de cada um dos pacotes de trabalho. 

4. Consolide a EAP

Por fim, depois de montar a EAP e o seu dicionário, o gerente precisa realizar uma reunião com as partes interessadas no projeto para discutir e aprovar esses documentos. Isso garante que o trabalho esteja de acordo com as expectativas.

Utilizar a EAP na construção civil traz diversos benefícios!

Fazer uso da EAP traz muitos benefícios para os gestores de projeto na construção civil. Para ter uma estrutura ainda mais completa e eficiente, conheça o software de gestão de obras do Obra Prima! 

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