Manter o controle financeiro da construtora em ordem não é uma tarefa fácil, mas auxiliares administrativos podem alcançar mais tranquilidade com algumas práticas essenciais para qualquer negócio da construção civil.

Ser auxiliar administrativo em uma construtora pode ser um grande desafio. A sobrecarga não é rara no cargo, que se torna responsável pelo financeiro, atendimento a clientes e assistente de projetos. É um profissional importante dentro de uma empresa, sendo indispensável.

Por esse motivo, muitos assistentes administrativos acabam abrindo mão de férias e descanso para que a construtora não perca controle do financeiro. Essa não é uma prática saudável e pode gerar muitos problemas tanto para o profissional quanto para um negócio.

Um assistente administrativo fatigado e sobrecarregado acaba perdendo qualidade na execução das funções e prejudicando o negócio. Para evitar problemas e garantir o crescimento do negócio é essencial não sobrecarregá-lo.

Conheça algumas práticas que podem facilitar o dia a dia e melhorar o controle financeiro da construtora. Ajude seu funcionário a ter mais qualidade e sua construtora a alcançar melhores resultados.

Controle financeiro: entenda a importância da contabilidade

O controle financeiro dentro de uma empresa de qualquer setor é feito por meio do departamento de contabilidade. Ele é o responsável por garantir que o fluxo de entrada e saída de recursos esteja correto, realizando pagamentos e cobranças de maneira devida.

Na construção civil, esse controle é muito importante. Além do controle financeiro dos processos internos da construtora (pagamento de funcionários e contas do escritório, por exemplo), ele cuida do financeiro dos projetos assumidos.

Ao desempenhar a função corretamente, o responsável pelo controle financeiro consegue garantir:

• Melhor uso dos recursos;
• Redução de custos operacionais;
• Cumprimento de obrigações fiscais;
• Redução de desperdícios;
• Otimização dos processos de tomada de decisão;
• Aumento da eficiência de obras.

São muitas responsabilidades para um único profissional e, muitas vezes, isso resulta em sobrecarga. É como se ele desempenhasse o que duas ou três pessoas deveriam desempenhar.

Essa realidade gera muito medo, uma vez que a impressão que se tem é de que qualquer reclamação pode custar o emprego. Para muitos profissionais, a ideia de sugerir soluções é inconcebível, já que pode ser interpretado como preguiça de trabalhar.

O que poucos donos e administradores de construtores não entendem é que a construção civil é complexa no que diz respeito ao controle financeiro. Qualquer erro tem impactos negativos na própria obra e prejudicar os negócios.

Por isso, é extremamente importante valorizar quem faz um bom controle fiscal e oferecer ferramentas que ajudem a otimizar as atividades.

Contabilidade e seu papel na construção civil

Construção civil é um setor complexo, como já dissemos, e que exige muita atenção para que os projetos sejam realizados com qualidade e gerem lucratividade para a construtora. Do ponto de vista da contabilidade, a complexidade não se reduz.

Existem diversos elementos de contabilidade na construção civil que exigem atenção e cuidado como:

• Estoque;
• Plano de contas;
• Materiais de escritório;
• Rateio de custos;
• Auferição de contas;
• Adequação fiscal;
• Pagamento de funcionários e prestadores de serviço;
• Controle do orçamento de cada projeto.

Esses são apenas alguns exemplos e já é possível perceber o quanto é importante ter um profissional que consiga manter tudo organizado.

Além dessas funções, muitas vezes o contato com o cliente acaba ficando a cargo do profissional de contabilidade. Com isso, mais do que controlar o financeiro, esse profissional acaba atuando como secretário do escritório, atendimento e muitos outros, acumulando cargos.

A maioria dos profissionais sente esse acúmulo e se sobrecarrega. Mudar esse cenário, no entanto, pode ser simples. Oferecer formas de organizar os trabalhos e controlar o departamento financeiro pode transformar a sobrecarga em fluxo de trabalho.

Muitas vezes contratar outros profissionais e desmembrar as funções não é possível. Isso porque a contabilidade depende do contato e informações que atividades menos ligadas às finanças oferecem. Mas é possível fazer com que esse profissional trabalhe de maneira mais organizada e tranquila.

Entenda, essa organização não é responsabilidade apenas de quem cuida da contabilidade. A construtora deve oferecer suporte e ferramentas para melhorar o fluxo de trabalho e, principalmente, estar aberta a escutar esse profissional em suas sugestões e necessidades.

Não se esqueça: esse é um investimento necessário, já que a desorganização financeira causa prejuízos grandes para o negócio, principalmente em pequenas e médias empresas.

Melhores práticas para otimizar o controle financeiro

Sempre que falamos das necessidades das construtoras para otimizar os negócios mencionamos a necessidade de melhorar a gestão de obras. Ainda que o controle de cronograma, medição e gestão de obras sejam essenciais na construção civil, o controle interno tem a mesma ou mais importância.

Se seu negócio não tem controle dos processos internos, será muito difícil aproveitar as oportunidades do mercado e crescer. Com a construção civil voltando a se desenvolver em 2020 e começando a superar a crise que se mantém desde 2014, aproveitar oportunidades é essencial.

O otimismo para o mercado da construção civil em 2020 é grande, mas só é real com um controle financeiro eficiente. Esta é a única forma de garantir que sua construtora cumpra com as obrigações fiscais e gestão de patrimônio.

Veja aqui 5 práticas para garantir um controle financeiro eficiente e que te ajude a crescer em 2020.

1. Centros de custos

Centros de custo são uma forma de desmembrar receitas e despesas por área no negócio, mantendo um controle separado para, depois, integrar tudo e fazer o fechamento mensal do negócio.

Essa é uma técnica contábil que tem ganhado cada vez mais espaço nas construtoras que buscam maior controle financeiro. Ainda que possa parecer mais trabalhoso, funciona como um controle de obras. Cada etapa é analisada e organizada separadamente, evitando que erros sejam cometidos e que interfiram negativamente nas demais atividades.

Para o setor da construção civil ela pode ser uma grande vantagem pois separa a contabilidade interna do escritório e de cada um dos projetos e empreendimentos desenvolvidos.

Com essa técnica da central de custos, seu negócio elimina o risco de um projeto que tem problemas de orçamento afetar o andamento dos demais. Além disso, o controle fiscal fica mais fácil, uma vez que cada licitação será analisada separada das demais.

2. Plano de contas

Toda empresa tem um documento e planilha para controle de fluxo de caixa. O plano de contas nada mais é que um tipo de ferramenta para fluxo de caixa. Em geral, é responsável por auxiliar o financeiro a manter controle, facilitando a elaboração de balanços.

Utilizar o plano de contas depende de conhecer bem as necessidades do seu negócio, o tipo de fluxo de entrada e saída de recursos que ele possui. Apenas assim, você conseguirá elaborar um balanço que mostre de maneira eficiente as contas da empresa.

É a partir do plano de contas que você consegue identificar seus lucros e prejuízos. Para isso, na construção civil, as contas do ativo, passivo, custos e receita devem ser discriminadas com clareza. Veja alguns exemplos de cada um desses elementos:

Ativos

• Clientes
• Aplicações financeiras;
• Imóveis;
• Veículos;
• Estoque.

Passivos

• Fornecedores;
• Empreiteiros;
• Obrigações trabalhistas;
• Obrigações tributárias;
• Financiamentos.

Custos

• Materiais de construção;
• Mão de obra;
• Água;
• Energia elétrica.

Receitas

• Obras;
• Juros sobre vendas;
• Descontos de fornecedores
• Retorno de aplicações financeiras.

É essencial que o plano de contas seja elaborado por um contador que conheça seu negócio. Não são elementos fáceis de serem organizados por alguém que não entenda de contabilidade e um pequeno erro pode causar grandes problemas. 

3. Formação de estoque

Otimizar seu controle de estoque é outra forma de garantir o controle financeiro da construtora. O setor da construção civil não conta com estoques apenas de produtos. Imóveis, nesse ramo, são considerados ativos e devem ser catalogados e declarados.

A contabilidade brasileira exige que imóveis sejam declarados no controle, estejam eles em construção ou concluídos. Além disso, é necessário declarar os materiais que você possui e que são utilizados nas obras.

Outro elemento do controle de estoques de construtoras são os terrenos a comercializar. Não precisam ser apenas terrenos inteiros, frações de terras também entram nessa categoria.

A formação do estoque, quando bem desenvolvida, ajuda a saber melhor o que você possui e a manter um histórico da mudança de uma categoria para outra. Imagine que sua construtora possui um terreno e que, em determinado momento, ele seja usado para levantar um projeto de empreendimento.

A partir do momento que a construção começa ele não pode mais ser declarado como terreno e passa a incluir uma série de tributações e documentos exigidos. Assim, não ter o controle dos ativos dentro do estoque pode ser um problema grave para a construtora, que pode se perder e não cumprir com obrigações fiscais corretamente.

O impacto financeiro da falta de uma formação de estoque é grande. Sem saber exatamente quais seus ativos e controlar a evolução de cada um deles fica difícil garantir que investimentos e vendas sejam feitos de maneira apropriada. Sem contar que, se por falta de controle, as documentações e licitações atrasarem, a construtora deve pagar multas.

4. Planilhas de custo e controle

Gastos são as coisas mais difíceis de controlar em uma empresa. Se na nossa vida pessoal, que tudo tem menor escala, já é complicado, imagina em um negócio complexo como os do ramo da construção civil.

Ainda que seja uma prática pouco levada a sério, manter planilhas de custo e controle são a forma mais eficiente de controlar o orçamento de obras e evitar prejuízos.

Com uma planilha de custos e controle, seja ela no excel ou utilizando aplicativos e softwares especializados, os riscos são quase completamente eliminados. Se todos os dados forem colocados corretamente e ela for atualizada sempre, cumprir prazos e resultados de qualidade será mais fácil.

Busque planilhas detalhadas, com automação dos cálculos e que link o uso dos recursos com a evolução do projeto. Essa gestão de obras que une cronograma e financeiro pode ser o diferencial para ter um ano de sucesso.

5. Auditoria interna

Na contabilidade, a realização de auditorias internas é uma das práticas mais importantes. Tanto na construção civil quanto em outros setores, realizar uma verificação completa do negócio periodicamente traz apenas benefícios.

Apesar do desafio de necessitar de alguém que entenda de contabilidade, é com a auditoria que desperdícios e falhas são identificadas e podem ser corrigidas. Ela auxilia o negócio a otimizar seus processos internos e prevenir erros em diversos departamentos.

Controle financeiro de construtoras é a chave para um ano de sucesso

Muitas construtoras passaram os últimos anos em crise e fechando no vermelho. O controle financeiro é a única forma de mudar essa realidade. Um gestão de obra e de negócio eficiente eliminam problemas e otimizam processos para seus resultados serem cada vez melhores.

Se você possui um profissional responsável por cuidar da contabilidade e do controle financeiro, lembre-se de oferecer suporte a ele. Mais do que ter informações e dados do negócio, ele precisa das ferramentas corretas para trabalhar.

Mencionamos várias práticas que são diferencial para os negócios, mas, com certeza, a adoção de tecnologias é o ponto central. Tenha um software de gestão de obra, de controle financeiro e de controle de cronograma. Esses aplicativos são pensados especialmente para beneficiar seu negócio.

Ainda que não seja impossível realizar um bom controle financeiro sem essas tecnologias, os riscos são maiores. O financeiro de uma construtora é complexo e o trabalho é grande, podendo sobrecarregar o profissional e fazer com que ele cometa erros.

Mantenha um diálogo aberto com o responsável pelo controle financeiro da construtora e saiba exatamente como anda seu negócio. Apenas assim será possível corrigir falhas e aproveitar oportunidades para ter muito sucesso no próximo ano.

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