Descubra como pensar a alocação de custos de forma estratégica e evitar os erros mais cometidos por construtoras.

Construção civil… Um setor com altos custos de materiais, documentações e mão de obra. Com custos assim tão altos, principalmente atualmente, em tempos de pandemia, ter controle financeiro nunca foi tão importante.

É um desafio que precisa ser superado!

Pensar em controle financeiro, no entanto, não pode ser apenas pensar em como distribuir o dinheiro para cobrir as necessidades de cada obra. Toda construtora precisa pensar na alocação de recursos como base para crescer.

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Apenas com uma boa margem de lucro e planejando de forma estratégica o uso dos recursos sua construtora é capaz não só de proteger as obras que está executando de imprevisto, mas também os futuros projetos.

Conheça um pouco mais sobre a alocação de recursos e como ela pode beneficiar sua empresa no pequeno, médio e curto prazo e escape dos erros mais comuns da construção civil.

Alocação de recursos: o que é, afinal?

Alocar recursos é um conceito super simples de se entender, ainda que, muitas vezes, não seja tão simples de executar. 

A ideia geral da alocação é dividir os recursos que a construtora possui, sejam eles financeiros ou insumos e mão de obra, entre os lugares que deles necessitam.

Quer uma explicação ainda mais simples? 

Lá vai: o que ele faz é mandar para cada canteiro de obra em execução exatamente o que ele precisa para correr dentro do planejado, cumprir prazos e respeitar orçamento.

Vamos além, já que a construção civil não é feita só de canteiros de obras: é enviar recursos para os projetos que estão acontecendo e deixar a construtora preparada para planejar as obras que podem começar nos meses seguintes.

Sim, a alocação de recursos anda lado a lado com a gestão de obras. 

Ela também depende de planejamento detalhado e de um passo a passo bem executado e com constante acompanhamento para funcionar como previsto.

Uma alocação bem pensada vai evitar muitos problemas, como: mão de obra ociosa (que está sendo paga pela hora no canteiro), materiais que sobram, máquinas locadas que não são utilizadas e ficam paradas. 

E, sendo sinceros, toda construtora já viveu essas situações em alguma obra.

Mas a alocação de recursos é realmente importante?

O papel da alocação, e sua importância, estão em sua capacidade organizar e otimizar o uso dos recursos para que desperdícios de insumos, tempo e dinheiro possam ser eliminados.

Lembre-se sempre: aproveitar bem seus recursos significa maior produtividade, maior qualidade e mais crescimento e competitividade para o negócio.

A alocação é uma ferramenta para garantir a saúde financeira e o controle dos projetos, que são pontos essenciais para qualquer empresa que deseja ter sucesso no setor da construção civil.

Todos os investimentos que você faz no projeto dão maior retorno, desde a mão de obra especializada contratada até as pedrinhas de brita compradas.

Com o controle de cada recursos e os melhores resultados que isso oferece, sua competitividade também cresce. 

Afinal, o cliente acompanha a evolução e qualidade dos projetos com tanta atenção quanto você, ou até mais.

É o dinheiro dele que está sendo investido e ver o controle e um bom aproveitamento dos recursos passa confiança e motiva novos contratos e recomendações.

Se sua construtora tem investido em ter uma melhor gestão das obras para aumentar a lucratividade e ainda não está pensando em deixar a alocação de recursos mais estratégica é hora de começar.

Além disso, estruturar uma alocação de recursos em sua obra permite um rendimento muito mais eficiente em diferentes fatores. 

Como o aproveitamento ideal da mão de obra, a utilização das ferramentas disponíveis, o cumprimento dos valores orçados ao cliente e a entrega do serviço conforme o que foi planejado. 

Conheça os erros que deixam claro que é preciso melhorar a alocação de recursos

Existem alguns detalhes que podem ser observados no canteiro de obras que te dão uma clara ideia se a sua alocação de recursos está com problema. 

Para te ajudar a identificar esses detalhes, trazemos aqui os 5 sinais de que sua construtora está cometendo erros na distribuição dos recursos.

1. Atenção aos colaboradores

Observar seus colaboradores é uma das formas de identificar os erros cometidos na hora de alocar os recursos, principalmente porque a mão de obra é um deles. 

Olhando com cuidado o dia a dia dos trabalhadores no canteiro de obras fica muito mais simples corrigir problemas.

Existem dois extremos aqui que precisam ser avaliados: mão de obra ociosa e colaboradores sobrecarregados. 

A quantidade de tarefas e atividades desempenhada por cada trabalhador indica como anda seu envolvimento no projeto e qual a complexidade que a obra tem apresentado.

Uma mão de obra sobrecarregada mostra uma carga de trabalho mal distribuída, falta de mão de obra especializada ou, em alguns casos, excesso de atrasos que exigem que atividades sejam feitas com mais pressa.

Em geral, quando existe um grupo de trabalhadores sobrecarregados, é possível encontrar outros que estejam ociosos.

Claro, o ócio de um colaborador nem sempre significa sobrecarga de outro. 

Pode, também, ser sinal de falta de materiais ou equipamentos para seguir com as atividades.

É importante lembrar que os dois extremos são prejudiciais para os colaboradores, que acabam desmotivados e improdutivos, e para a obra, que corre o risco de atrasos e perda na qualidade.

Trabalhadores ociosos ainda significam desperdício de dinheiro, já que ele está sendo pago para estar no canteiro, mas não está efetivamente trabalhando.

2. Baixa produtividade é sinal de falha

Outro sinal de que seus recursos podem não estar sendo alocados da melhor maneira é a queda na produtividade da obra.

Nem sempre ela é resultado de mão de obra sobrecarregada ou ociosa. Na verdade, na maioria dos casos o problema é na contratação de mão de obra pouco qualificada. Se seus trabalhadores não têm qualificação ou experiência em determinada tarefa é natural que trabalhem mais lentamente e a produtividade seja prejudicada.

Baixa produtividade pode ser, ainda, resultado de não adotar tecnologias na construção.

Leia também:

Do canteiro de obras ao escritório: como aumentar a produtividade na construção civil? >

Muitas tecnologias são pensadas para eliminar redundâncias e otimizar os trabalhos, aumentando a produtividade desde o planejamento até a entrega da obra, automatizando processos e garantindo que atividades sejam desempenhadas de maneira mais rápida e com melhores resultados.

Alguns exemplos são o contrapiso autonivelante, nanotecnologia e softwares de gestão de obras. Conheça mais sobre eles no post sobre as tecnologias da construção civil para 2021.

3. Orçamentos instáveis

Não é preciso nem dizer que se suas obras sempre saem mais caras que o orçamento inicial sua alocação de recursos financeiros está com grandes problemas. 

Você até pode estar se perguntando: mas isso não pode significar que os preços mudaram muito nas lojas, como aconteceu recentemente com a pandemia?

Bom, pode até ser, mas valores que mudam tão bruscamente e com tanta diferença como agora não é exatamente algo frequente, não é mesmo. 

Além disso, mesmo que o problema seja as mudanças de preços, é necessário lembrar que o impacto na obra significa que a construtora não considerou a flutuação de valores do mercado na hora de criar o orçamento.

Na maioria dos casos o que acontece é que a construtora deixa de considerar os custos indiretos, não coloca uma margem de lucro ou de imprevistos e calcula mal os custos de taxas, impostos, vistorias e licitações.

4. Problemas com máquinas, equipamentos e materiais

• Faltaram materiais no meio da obra?
• Uma máquina parou de funcionar? 
• Os equipamentos necessários não estavam disponíveis? 

A resposta: sua construtora está com problemas na alocação de recursos.

No momento de decidir como, onde, quando e em qual quantidade os materiais, equipamentos e máquinas serão necessários é indispensável considerar uma série de fatores que pensar na alocação estrategicamente determinada.

Muitas vezes os problemas enfrentados são por não pensar nas necessidades na hora de armazenar, não verificar o controle de estoque ou perder o controle das manutenções. 

Além disso, é necessário considerar se os trabalhadores sabem como utilizar aquela ferramenta específica e se ela estraga com facilidade.

São detalhes que podem causar desperdícios, atrasos, prejuízos e até mesmo acidentes e que podem ser solucionados com um pouco mais de cuidado na hora de pensar na alocação de recursos.

5. Atrasos constantes

Atrasos sempre são um sinal de que algo não está indo bem. 

Como vimos nos outros itens, sempre que seu dinheiro, colaboradores, materiais, equipamentos ou máquinas são mal alocados o resultado mais provável é atraso nas tarefas ou no projeto como um todo.

Muitas vezes não sabemos porque eles estão acontecendo, mas vemos que os prazos não estão sendo cumpridos como estipulado em cronograma. 

Nessa hora é preciso olhar para cada aspecto da obra para descobrir qual dos recursos está sendo problemático e atrapalhando o andamento da obra.

Aqui é preciso considerar, ainda, imprevistos menos relacionados a recursos também, como é o caso das mudanças climáticas e atrasos de fornecedores. 

No entanto, quando a alocação de recursos é feita com base em planejamento, comunicação e estratégia, mesmo esses imprevistos podem ter seus impactos negativos reduzidos.

Eficiência na alocação de recursos: como conseguir? 

A alocação de recursos pode ser complicada, principalmente em projetos complexos, mas isso não significa que não existem soluções simples para tornar sua realização mais estratégica, eficiente e prática.

Os erros mencionados anteriormente podem ser corrigidos e evitados com algumas práticas e tecnologias simples na construção civil, como os softwares de gestão de obras, por exemplo. 

Confira algumas soluções:

Otimização dos cronogramas

O cronograma de obras é a principal forma de controlar não só o tempo que dura cada atividade da obra, mas também a produtividade dos trabalhadores. 

Muitas vezes, analisando as anotações diárias (principalmente quando complementado com um Relatório Diário de Obras), ele ajuda a identificar a mão de obra ociosa ou onde estão as sobrecargas.

Claro, antes de mais nada é necessário que ele seja otimizado. 

Mensurar de forma correta a média de tempo necessária para cada tarefa, tendo uma conversa franca com os trabalhadores na hora do contrato, é essencial.

O cronograma também não pode ser otimizado se o seu planejamento da obra não for extremamente detalhado. 

Sem um planejamento que considere cada pequena atividade no canteiro, atrasos serão impossíveis de evitar.

Orçamentos mais assertivos

Para garantir que cada recurso necessário esteja disponível no lugar correto e na hora exata é essencial um bom orçamento de obras. 

Nele, mais do que controle financeiro, devem ser pesados os custos benefícios dos recursos, custos de logística e valor disponível para emergências, armazenagem e custos indiretos.

Não há controle de recursos sem controle financeiro e falta dinheiro, em algum momento, vai significar falta de materiais, equipamentos e outros insumos, nem que seja em um outro projeto.

Leia também:

7 dicas infalíveis para agilizar o orçamento de obras >

Gestão de estoque

A alocação de recursos exige saber quais recursos sua construtora tem disponíveis, o que é necessário comprar e o que deve ser reposto. 

Apenas um bom controle de estoque garante as informações necessárias para que as compras da construtora sejam mais bem pensadas e não só forneçam o que a obra precisa, como protejam o financeiro de gastos desnecessários.

Leia também:

6 erros mais comuns no controle de estoque da construção civil (e como evitá-los) >

Acompanhamento de obras

Como deu para perceber quando falamos dos sinais de erros anteriormente, a única maneira de garantir que os recursos foram alocados corretamente é analisando o dia a dia do canteiro de obras.

É isso que o acompanhamento faz: controla e verifica os acontecimentos durante a execução do projeto para identificar riscos, falhas e erros, incluindo os de alocação de recursos.

Leia também: 

Por que o acompanhamento de obras é tão necessário? >

Gestão de obras: a melhor amiga da alocação de recursos

É inegável que quanto mais controle a construtora tem de seus projetos, melhores são seus resultados. A alocação de recursos não é uma ferramenta de controle, mas é essencial para identificar onde seu controle tem falhado.

Por esse motivo, uma alocação pensada durante o planejamento e com o auxílio e informações que a gestão de obras otimizada oferece sempre terá os melhores resultados.

Nessa hora, softwares de gestão de obras como o Obra Prima fazem toda a diferença.

Além de integrar cada elemento do planejamento e execução de obras e automatizar processos para eliminar erros, ainda oferece uma visibilidade do canteiro que garante que cada problema seja identificado e solucionado mais rapidamente.

Torne sua alocação de recursos mais eficientes com o software de gestão de obras Obra Prima.